QƏRARLARIN HAZIRLANMASI VƏ QƏBUL EDİLMƏSİ PROSESİ

QƏRARLARIN HAZIRLANMASI VƏ QƏBUL EDİLMƏSİ PROSESİ

İdarəetmə qərarlarının hazırlanması prosesi aşağıdakı işlərin müəyyən ardıcıllıqla yerinə yetirilməsini nəzərdə tutur: idarəetmə obyekti haqqında informasiyanın yığılması, işlənməsi və təhlili; məqsədin müəyyən edilməsi və qərarın hazırlanması; idarəedici əmrin verilməsi və onun icraçılara çatdırılması; qərarın həyata keçirilməsi və obyektin dəyişilməsi.

Qərarın qəbul edilməsi və həyata keçirilməsi prosesi  iki fazadan ibarətdir: 1) idarəetmə qərarının hazırlanması; 2) onun həyata keçirilməsi. Bu fazalardan hər biri bir neçə mərhələdən ibarətdir.

İdarəetmə qərarının hazırlanması fazası aşağıdakı mərhələləri əhatə edir: problemin aşkara çıxarılması, təsviri və əsaslandırılması; informasiyanın yığılması və təhlili; qərar variantlarının təsviri və onların seçilməsi; yekun variantın seçilməsi və qərarın qəbul edilməsi.

Problemin aşkara çıxarılması, təsviri və əsaslandırılması mərhələsində idarəolunan sistem maddi şərait kompleksi nöqteyi nəzərindən öyrənilir. Belə ki, istehsal texnikası və texnologiyasının əldə olunmuş səviyyəsi, materiallar, təcrübə bazası, ixtisaslı kadrlar, maliyyə resursları vaxt kimi maddi şərtlər kompleksi öyrənilir. Maddi şərtlərlə yanaşı subyektiv amilin yetkinliyi, yəni həmin problemin həlli üçün kollektivin psixoloji və peşə hazırlığı, bu problemin həllinin zəruriliyi haqqında işçilərin inamı böyük rol oynayır. Bu amillərin məcmusu problemin vacibliyi dərəcəsini müəyyən etməyə və onun yerinə yetirilməsinin zəruriliyinin əsaslandırılmasına imkan verir. Problemi aşkar etdikdən sonra onu dəqiq təsvir etmək lazımdır. Məqsəd və vəzifələrin müəyyən edilməsi problemin təsvirindən asılıdır. Məqsədin və məqsədlər kompleksinin aşkara çıxarılması idarəetmə və istehsal vəzifələrini konkretləşdirməyə imkan verir.

Qərarın qəbul edilməsi üçün informasiyanın yığılması və təhlili mərhələsində cari informasiyanın yığılması və təhlili ilə yanaşı xüsusi seçilmiş informasiyanı da təhlil etmək lazımdır. Konkret idarəetmə qərarı həm cari, həm də həmin problem üzrə xüsusi əlavə informasiyanın təhlili əsasında qəbul edilir. Qərarın qəbul edilməsi üçün lazım olan informasiyanın xarakteri problemin xüsusiyyətləri və qərarın qəbul olunduğu situasiyanın özünəməxsusluğu ilə müəyyən edilir. Informasoyanın yığılması və təhlili prosesi idarə edilən olmalıdır, çünki bu, həm informasiya artıqlığından, həm də onun çatışmamazlığından qaçmağa imkan verir.

İnformasiyanın təhlili zamanı onun xarakterindən asılı olaraq müxtəlif metodlardan istifadə olunur. Keyfiyyət informasiyası müqayisə, analogiya, təhlil, sintez və ümumiləşdirmə kimi məntiqi metodların köməyilə öyrənilir. Formalaşdırılan informasiyanın işlənməsi üçün kəmiyyət metodlarında istifadə olunur.

Çox sayda formalaşdırılan informasiyanı işləmək üçün kompyuter texnikasından istifadə olunur. Işlənmiş informasiya təqdimat, yazılı rəy və tövsiyələr formasından rəhbərə verilir.

Qərarın mümkün variantının təsviri və seçilməsi mərhələsində bu cür seçməni rəhbər özü aparır. Bunun üçün qərarın formalaşdırılmış məqsədlər əsasında çox sayda kriteriləri müəyyən etmək və həmin kriterilər üzrə qiymətləndirmə şkalasını hazırlamaq lazımdır. Alternativin seçilməsi prosesi Şəkil 3-də göstərilmişdir.

Qərarın müəyyən məqsədi əsasında kriteri-tələblər və nəzərə alınan şərtlər formalaşdırılır. Kriteri-tələbləri təmin etməyən bütün alternativlər avtomatik atılır. Yerdə qalanları nəzərə alınan şərtlərə görə müqayisə edilir.

Qərarın variantının seçilməsi zamanı həm kəmiyyət təhlili, həm də evrisik metodlar tətbiq olunur.

Yekun variantın seçilməsi və qərarın qəbul edilməsi mərhələsində mümkün qərarlar içərisindən ən yaxşısı seçilir. Bunun üçün hər bir variant ətraflı işlənilir. Yekun variantı seçmək məqsədilə qərar variantlarının qiymətləndirilməsi bütün daxili və xarici amillər nəzərə alınmaqla kriterilər məcmusu əsasında aparılır.

Qərar variantlarının hazırlanması zamanı modelləşdirmə, ekstropolyasiya və ekspert qiymətləri metodlarından istifadə olunur. Vaxt və imkan olduqda eksperimentlər tətbiq oluna bilər.

İdarəetmə qərarının həyata keçirilməsi fazası qərarın həyata keçirilməsi planının hazırlanması, onun icraçılara çatdırılması və qərarın icrasına nəzarət mərhələlərini özündə birləşdirir.

İdarəetmə qərarının həyata keçirilməsi üçün əlverişli şərait hələ qərarın hazırlanması və qəbul edilməsi mərhələlərində yaradılır. Qərarda əvvəlcədən nəzərdə tutulmalıdır: bu və ya başqa vəzifəni kim, harada, nə vaxt və necə yerinə yetirməlidir. Bu, qərarın yerinə yetirilməsi üçün lazımi təşkilati zəmin yaradır.

Qəbul olunmuş qərarın həyata keçməsi həmin qərarın məqsədinin əldə edilməsinə yönəldilmiş təşkilati planın hazırlanmasını tələb edir. Təşkilati planda bütün işlərin həcmi obyektlər, vəzifələr və vaxt intervalları üzrə bölünür. Işlərin hər bir qrupunu yerinə yetirməq üçün müvafiq ixtisasa malik və lazımi sayda icraçılar seçilir. Iş rəhbərlərinin seçilməsinə xüsusi diqqət verilməlidir.

Təşkilati plan hazırlandıqdan sonra qərar icraçılara çatdırılır. Bu zaman qəbul olunmuş qərarın məzmunu və əhəmiyyəti, onun mümkün nəticələri izah olmalıdır. Bəzən qərarın yerinə yetirilməsi üçün yeni iş metodlarını öyrətmək lazım gəlir. Bu halda təbliğat işləri ilə yanaşı böyük metodiki təlimat işi aparılır.

Qərarın həyata keçirilməsində qərarın yerinə yetirilməsi gedişinə nəzarət mühüm rol oynayır. Nızarətin məqsədi təkcə verilmiş proqramdan kənarlaşmaları vaxtında aşkar etmək deyil həm də onların qarşısını almaqdan ibarətdir. Qərarın həyata keçirilməsi işlərinin uçotunu aparmadan səmərəli nəzarət qeyri-mümkündür. Uçotun bütün növlərindən istifadə olunur. Düzgün qurulmuş nəzarət idarəetmə sisteminin elə əks rabitəsidir ki, onsuz normal tənzimləmə prosesi, baş vermiş çətinliklərin və zəif yerlərin vaxtında aradan qaldırılması ağlasığmazdır.

Nəzarətin gedişində qəbul edilmiş qərarlara müəyyən təshihlər aparmaq, bəzən isə yeni qərar qəbul etmək lazım gəlir. Bu, qərarın yerinə yetirilməsinin pis təşkili, xarici səbəblərə görə vəziyyətin kəskin şəkildə dəyişilməsi, qərarın özündə buraxılmış sıhvlər nəticəsində baş verə bilər. Qərar öz təsirini itirdiyi hallarda rəhbır qərarda müəyyən dəyişikliklər aparmalıdır. Qərardakı təshihlər heç də həmişə əlverişsiz situasiya ilə əlaqədar olmur. Qərarın həyata keçirilməsi gedişində nəticələrin yaxşılaşdırılması üçün yeni gözlənilməz imkanlar açıla bilər ki, bu da qərarda müəyyən təshihlərin aparılmasını tələb edir. Yekunların vurulması problemlərin həll edilməsi sahəsində həll edilmiş təcrübə böyük sosial-siyasi, tərbiyəvi və idarəetmə əhmiyyətinə malikdir. Kollektivlər bilməlidirlər ki, onlar necə işləyirlər və hansı nəticələr əldə olunub. Bütün hallarda yekun vurulmalıdır-iş tam və vaxtında yerinə yetirilib ya yox.

Yekunların vurulması idarəetmə qərarlarının qəbul edilməsi və həyata keçirilməsi üçün tətbiq olunan sistemin səmərəliliyini yoxlanması deməkdir. Yekunlaşdırma problemin həlledilməsi tsiklini tamamlaır və eyni zamanda yeni qərarlar üçün baza yaradır. Yekunlaşdırma həcminin rəhbərlərin və bütünlükdə idarəetmə sisteminin təcrübəsini zənginləşdirməyə imkan verir ki, bu təcrübədən yeni idarəetmə qərarlarının hazırlanması, qəbul edilməsi və yerinə yetirilməsi üçün istifadə oluna bilər.

İdarəetmə qərarlarının qəbul edilməsi sistemində idarəetmə əməliyyatı və idarəetmə prosedurası anlayışlarından istifadə olunur.

İdarəetmə əməliyyatı – müəyyən struktur bölməyə daxil olan idarəetmə informasiyasının işləməsinin parçalanmayan texnoloji prosesidir.

Əməliyyatın üç növünü fərqləndirirlər: formal, alternativ və həlledici. Formal əməliyyata elə əməliyyatlar daxildir ki, burada icraçılar heç bir qərar qəbul etmədən əvvəlcədən məlum olan alqoritm üzrə fəaliyyət göstərirlər. Alternativ əməliyyatlar elə əməliyyatlara deyilir ki, onların yerinə yetirilməsi prosesində məntiqi şərtlər yoxlanılır, qərar variantları təhlil edilir və təklif olunur, lakin qərarlar qəbul olunmur. Həlledici əməliyyatlar qərarın qəbuledilməsi ilə birlikdə alternativ əməliyyatlardır.

Əməliyyatların kateqoriyalara bölünməsi yerinə yetirilən işlərin idarəetmənin irarxiya səviyyəsinə uyğunluğu haqqında əsaslandırılmış nəticə çixarmağa, eləcə də əməliyyatların avtomatlaşdırılması məsələsini həll etməyə imkan verir. Bu da avtomatlaşdırılmış idarəetmə sisteminin layihələndirilməsi zamanı böyük əhəmiyyət kəsb edir. Formal metodlar inkişaf etdikcə və idarəetmə məsələlərinin həlli alqoritmləri və proqramları kitabxanası yarandıqca, habelə informasiyanın işlənməsi üçün texniki vasitələr inkişaf etdikcə idarəetmə əməliyyatlarının daha böyük hissəsi proqramlaşdırılan və avtomatlaşdırılan olur.

İdarəetmə prosedurası – qeyd olunmuş məqsədin əldə edilməsinə yönəldilmiş idarəetmə əməliyyatının və sənədlərin müəyyən qaydada qarşılıqlı əlaqədar kompleksidir.

İdarəetmə proseduralarının növləri, onların məzmunu və işçi kateqoriyaları üzrə nümunəvi əmək məsrəfləri Cədvəl 1-də verilmişdir.

İdarəetmə texnologiyasının layihələndirilməsi əməliyyatların və prosedurların ətraflı öyrənilməsinə və onların modelləşdirilməsi və təşkilati layihələndirilməsinə əsaslanır. Idarəetmə texnologiyası lazyihələndirilərkən mövcud sistemləri və prosedurları təhlil etmək, idarəetmə prosesinə real təsir göstərməyən əməliyyatları və prosedurları ləğv etmək, bəzilərini modelləşdirmək və bircinsli prosedurları birləşdirmək lazımdır.

İdarəetmənin müasir texniki vasitələrinin tətbiqi şəraitində proseduraların təşkilati layihələndirilməsi mühüm əhəmiyyət kəsb edir. Idarəetmə sistemində kompyuter texnikasının tətbiqi zamanı idarəetmə aparatında müvafiq prosedura və təşkilati dəyişikliklər aparmaq lazımdır.

İdarəetmə proseduralarının layihələndirilməsi müxtəlif bölmələrdə prosedurların yerinə yetirilməsinin vahidləşdirilməsi: yeni əməkdaşlar tərəfindən mövcud proseduraların daha tez mənimsənilməsi; işçilərin qarşılıqlı əvəz olunmasının təmin edilməsi; müqayisəli təhlilin aparılması; təcrübə mübadiləsi və proseduraların səmərələşdirilməsi üçün həyata keçirilir.

İdarəetmə qərarını qəbul edilməsi prosesində məqsəd, alternativ, kriteri, xərclər və modellər kimi anlayışlardan da istifadə olunur.

Məqsəd fəaliyyətin son və arzuolunan nəticəsidir. Məqsəd insanın fəaliyyətini yönəldir və tənzimləyir. Məqsədin məzmunu fəaliyyətin obyektiv qanunlarından, subyektin həqiqi imkanlarından və tətbiq edilən vasitələrdən asılıdır. Məqsədin qoyuluşu fəaliyyət proqramını müəyyən edir. Idarəetmənin müxtəlif səviyyələrində məqsədin konkretlilik dərəcəsi müxtəlif olmalıdır. Məqsədlərin üç əsas yarımqrupunu fərqləndirirlər: perspektiv, qlobal, strateji; planlaşdırılan, yerli, taktiki; cari, lokal, operativ.

Alternativlər – məqsədin əldə edilməsi üsullarıdır. Bu üsullar strategiyalar, spesifik hərəkətlər və vasitələr şəklində ola bilər. Hər bir alternativin həyata keçirilməsi xərclərin məbləği ilə xarakterizə olunur.

Müəyyən olunmuş məqsəd əsasında qərar variantının seçilməsi üçün çoxlu kriteriyaları müəyyən etmək və onlar üzrə qiymətləndirmə şkalasını hazırlamaq lazımdır.

Kriteri – müəyyən qaydadır və alternativlər vaciblik və ya üstünlük dərəcəsinə görə yerləşdirilir. Onların köməyilə məqsədin əldə edilməsi dərəcəsi müqayisə edilir. İstənilən məqsəddə qərarın kriterisi vardır.